Hinweise zur Datenerhebung und Datenverarbeitung

Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn
Universitäts- und Landesbibliothek Bonn

Adenauerallee 39-41
53113 Bonn

E-Mail: webmaster[@]ulb.uni-bonn.de
Tel.: +49 228 / 73-7525

Dr. Jörg Hartmann
Genscherallee 3
53113 Bonn

E-Mail: joerg.hartmann[@]uni-bonn.de

Vertreter: Eckhard Wesemann
Dezernat 1, Abt. 1.0
Regina-Pacis-Weg 3
53113 Bonn

E-Mail: wesemann[@]verwaltung.uni-bonn.de

Die nachstehenden personenbezogenen Daten (Personenstammdaten) werden bei der Anmeldung erhoben:

• Vorname, Nachname, Anrede, Geschlecht, Geburtsdatum
• Anschrift(en), Telefonnummer(n), E-Mail-Adresse(n)
• bei Mitgliedern der Universität: Uni-ID
• bei Mitarbeiter*innen und Gastwissenschaftler*innen der Universität Bonn: Dienstanschrift, Vertragsdauer
• bei Studierenden: Matrikelnummer
• bei Zweit- und Gasthörer*innen, FFF-Schüler*innen, Studierenden der Hochschule Bonn-Rhein-Sieg: Vorliegen entsprechender Nachweise
• bei Minderjährigen: Vorliegen von Zustimmung und Bürgschaftserklärung der gesetzlichen Vertreter*innen

Bei der Anmeldung werden zudem gespeichert:

• eine individuelle persistente Nutzer*innennummer sowie eine Nummer des Bibliotheksausweises
• ein Initialpasswort für den Zugang zum Bibliothekskonto
• das Datum der Anmeldung
• der Bibliotheksstandort, an dem die Anmeldung erfolgt
• die bevorzugte Sprache
• die Gültigkeitsdauer des Bibliotheksausweises
• die Zugehörigkeit zu einer Nutzer*innengruppe
• das Datum der letzten Nutzungsaktivität
• ggf. der Gebührensaldo
• ggf. eine Ausleihsperre und der Grund der Ausleihsperre

Bei Ausleihen werden zusätzlich gespeichert:

• bestellte, vorgemerkte, entliehene und zurückgegebene Medien
• offene und bezahlte Gebühren. 

Bei der Literatursuche in bonnus werden gespeichert:

• IP-Adresse, von der aus die Anfrage erfolgt
• Merklisten und Suchhistorien, sofern diese bonnus-Funktionen genutzt werden

Wenn die ULB einem Anschaffungsvorschlag nachkommt, werden in den Erwerbungsdaten gespeichert:

• Name der*des Vorschlagenden
• Nummer des Bibliotheksausweises (zwecks Vormerkung)
• E-Mail-Adresse (zwecks Benachrichtigung, wenn das Buch verfügbar ist)

Die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, auch in cloudbasierten Systemen, erfolgt, um Ihnen Dienstleistungen der Universitäts- und Landesbibliothek sowie anderer Bibliotheken der Universität Bonn zugänglich zu machen. Im Wesentlichen sind dies folgende konkrete Zwecke:

• Nutzer*innen die Einsicht in das eigene Bibliothekskonto und die Änderung einzelner Kontoinformationen zu ermöglichen
• Nutzer*innen die Ausleihe von physischen Medien zu ermöglichen, indem Ausleihe, Verlängerung und Rückgabe im Bibliothekssystem verbucht werden
• Nutzer*innen die Bestellung von Medien aus den geschlossenen Magazinen zu ermöglichen
• Nutzer*innen zu ermöglichen, von anderen Nutzer*innen entliehene Medien für sich vorzumerken, damit sie ihnen nach Ablauf der Leihfrist zur Verfügung stehen
• Nutzer*innen über das von ihnen einsehbare Ausleihkonto Auskunft darüber zu geben, welche Medien derzeit von ihnen entliehen sind und wann die Leihfrist abläuft
• Nutzer*innen über ihr Ausleihkonto zu ermöglichen, die Leihfrist entliehenener Medien selbständig zu verlängern
• Nutzer*innen über ihre Ausleih- und Rückgabevorgänge per Quittung (Ausdruck bzw. E-Mail) zu informieren
• Nutzer*innen zu ermöglichen, Bestellungen im auswärtigen Leihverkehr (Fernleihbestellungen) aufzugeben
• Nutzer*innen die Anlage von Merklisten und Suchhistorien im Suchportal bonnus zu ermöglichen 
• Nutzer*innen Arbeitsplätze und die dort vorgehaltene technisch Infrastruktur (Buchungssystem) zugänglich zu machen.
• Nutzer*innen die Ausleihe in den Bibliotheken der Universität Bonn zu ermöglichen, die die für eine automatisierte Ausleihe das Bibliotheksmanagementsystem der ULB einsetzen
• Nutzer*innen, die keine Mitglieder der Universität Bonn sind, eine Nutzung von elektronischen Medien (eBooks, eJournals, lizenzpflichtige Datenbanken) an Arbeitsplätzen der ULB zu ermöglichen
• der Bibliothek durch die Einrichtung von verschiedenen Nutzergruppen zu ermöglichen, die Ausleihbedingungen nach Nutzergruppen zu differenzieren
• der Bibliothek zu ermöglichen, Nutzer*innen per E-Mail darüber zu unterrichten, dass ein von ihnen bestelltes/vorgemerktes Medium abholbereit ist
• der Bibliothek zu ermöglichen, Nutzer*innen per E-Mail darüber zu informieren, dass eine Fernleihbestellung eingetroffen ist
• der Bibliothek Auskunft darüber zu geben, welche Medien von einer Nutzerin*einem Nutzer entliehen wurden
• der Bibliothek Auskunft darüber zu geben, wann eine Entleiherin*ein Entleiher entliehene Medien zurückgeben muss
• der Bibliothek zu ermöglichen, Entleiher*innen über das baldige Ablaufen einer Leihfrist per E-Mail zu informieren
• der Bibliothek zu ermöglichen, trotz Ablaufs der Leihfrist nicht zurückgegebene Medien von der Entleiherin*dem Entleiher zurückzufordern
• der Bibliothek Auskunft darüber zu geben, ob eine Entleiherin*ein Entleiher Leihfristen überschritten hat
• der Bibliothek zu ermöglichen, Säumnisgebühren sowie weitere Gebühren oder Auslagen zu verbuchen und einzuziehen
• der Bibliothek bei Nichtrückgabe von Medien zu ermöglichen, Schadensersatz vom Nutzer zu fordern
• der Bibliothek im Fall der Rückgabe von beschädigten Medien zu ermöglichen, Schadensersatz vom Nutzer zu fordern
• der Bibliothek zu ermöglichen, Sonderkonten für Tischapparate, Handapparate oder Semesterapparate einzurichten
• der Bibliothek zu ermöglichen, Anschaffungsvorschläge von Nutzer*innen zu prüfen und für die Erwerbung in das Bibliothekssystem zu überführen
• der Bibliothek zu ermöglichen, Nutzer*innen über die Verfügbarkeit von ihnen vorgeschlagener Titel zu informieren bzw. diese für sie vorzumerken

Die Datenverarbeitung erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. (e) Datenschutz-Grundverordnung in Verbindung mit § 3 Abs. 1 Datenschutzgesetz NRW sowie § 3 der Nutzungsordnung für die Universitäts- und Landesbibliothek Bonn (Amtliche Bekanntmachungen der Universität Bonn, 52. Jahrgang, Nr. 65).

Die Datenverarbeitung ist zu den genannten Zwecken erforderlich.

Die Datenverarbeitung erfolgt teils cloudbasiert durch externe Dienstleister (Auftragsdatenverarbeitung auf der Grundlage eines entsprechenden Datenverarbeitungsvertrages).

Die von Ihnen erhobenen personenbezogenen Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen ist. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte findet ausschließlich in folgenden Fällen statt:

• bei Fernleihbestellungen an das Hochschulbibliothekszentrum des Landes Nordrhein-Westfalen (hbz), Jülicher Str. 6, 50674 Köln zum Zweck der Durchführung von Fernleihen
• bei der Nutzung (Bestellung, Vormerkung, Ausleihe und Verlängerung) von Bestand des Standortes Bonn von ZB MED (hierbei gilt die jeweils gültige Benutzungsordnung der Stiftung ZB MED, https://www.zbmed.de/bibliothek/bibliothek-bonn/benutzungs-und-gebuehrenordnung) zum Zweck der Verbuchung und Abwicklung der Ausleihe

Die übermittelten Daten dürfen von den Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.

Sie haben das Recht, 

• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von der o.g. verantwortlichen Stelle verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft verlangen über:
  
  • die Verarbeitungszwecke, 
  • die Kategorie der personenbezogenen Daten,
  • die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden,
  • die geplante Speicherdauer oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer,
  • das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch,
  • das Bestehen eines Beschwerderechts,
  • die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht von der o.g. verantwortlichen Stelle erhoben wurden,
  • über das etwaige Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftige Informationen zu deren Einzelheiten;
• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei der o.g. verantwortlichen Stelle gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei der o.g. verantwortlichen Stelle gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen. Dies gilt nicht, wenn die weitere Speicherung der Daten erforderlich ist
  • zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information,
  • zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der der Verantwortliche unterliegt,
  • aus Gründen des öffentlichen Interesses,
  • zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder
  • für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit die Löschung der Daten voraussichtlich die Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt,
• gemäß Art. 18 DSGVO unter den dort genannten Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen;
• gemäß Art. 20 DSGVO unter den dort genannten Voraussetzungen Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
• gemäß Art. 77 DSGVO sich unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde lautet: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf.

Sie haben das Recht, gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Der Widerspruch hat folgende Konsequenzen:

• Ihre personenbezogenen Daten werden nicht mehr verarbeitet, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
• Nutzungen der Bibliothek, für die eine Anmeldung als Benutzer*in erforderlich ist, sind nicht mehr möglich. Dies betrifft vor allem folgende Services:
  • Nutzung der Räume der Bibliothek (Bibliotheksausweis erforderlich)
  • Ausleihe von Beständen der ULB sowie derjenigen Bibliotheken der Universität Bonn, die das Bibliotheksmanagementsystem für die automatisierte Ausleihe einsetzen
  • Fernleihen
  • Anschaffungsvorschläge
  • Raumbuchungen
  • Anlage von Merklisten in bonnus

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an die oben genannte verantwortliche Stelle.